أتمتة المساحات
تتولى أتمتة المساحات الخطوات المتكررة في المساحة نيابة عنك. تقول كل أتمتة: عندما يحدث شيء لعنصر، وبشرط أن يطابق شروطك، نفّذ إجراءً أو أكثر. مثال: عند نقل المرشح إلى مرحلة المقابلة، أسنده لمن يجري المقابلة وحدد تاريخ استحقاق بعد ثلاثة أيام. تعمل الأتمتة تلقائيًا على كل عناصر المساحة، فلا يحتاج فريقك إلى تذكّر كل خطوة.
تعمل أتمتة المساحات على العناصر داخل مساحة واحدة. لأتمتة المحادثات وجهات الاتصال والرسائل، استخدم سير العمل.
قبل أن تبدأ
تحتاج صلاحية إنشاء المساحات وتعديل حقولها لإنشاء الأتمتة أو تعديلها أو إيقافها. يملكها المالك والمدير.
كيف تعمل الأتمتة
| الجزء | ما تختاره |
|---|---|
| عندما | المُشغّل: إنشاء عنصر أو تغيّر الحالة (إلى أي حالة أو إلى حالة محددة) أو تغيّر حقل (حقل تختاره). |
| بشرط | شروط اختيارية يجب أن يطابقها العنصر، تُبنى مثل شروط التصفية في العروض. دون شروط تعمل الأتمتة مع كل عنصر. |
| ثم | إجراء أو أكثر، تُنفّذ بالترتيب. |
الإجراءات
| الإجراء | ما يفعله |
|---|---|
| تغيير الحالة | ينقل العنصر إلى الحالة التي تختارها. |
| الإسناد إلى | يضيف عضوًا كمسؤول. |
| تعيين حقل | يضع قيمة في أحد حقول المساحة. |
| تحديد تاريخ الاستحقاق | يضبط تاريخ الاستحقاق بعد عدد من الأيام من الآن (0 يعني اليوم). |
| إرسال تنبيه | ينبّه المسؤولين أو عضو محدد تختاره. |
| إضافة تعليق | ينشر على العنصر نص التعليق الذي تكتبه. |
كيفية إنشاء أتمتة
- افتح المساحة واضغط قائمة خيارات المساحة (⋯) بجوار ترس الإعدادات، ثم الأتمتة. يمكنك أيضًا فتح إعدادات المساحة (الترس) والانتقال إلى الأتمتة.
- اضغط أتمتة جديدة.
- اكتب الاسم، مثل «إسناد المقابِل».
- تحت عندما، اختر المُشغّل:
- مع تغيّر الحالة، اختر إلى أي حالة أو حالة محددة، مثل «ينتقل إلى المقابلة».
- مع تغيّر حقل، اختر الحقل.
- تحت بشرط، أضف شروطًا إذا كانت الأتمتة يجب أن تعمل على بعض العناصر فقط. مثال: الأولوية عالي.
- تحت ثم، اضغط إضافة إجراء واضبطه. أضف إجراءات أخرى إن احتجت.
- احفظ الأتمتة. تعمل فورًا.
المساحات › افتح مساحة › خيارات المساحة › الأتمتة › أتمتة جديدة
نافذة الأتمتة باسم «إسناد المقابِل»، و«عندما» مضبوطة على «تغيّر الحالة» و«ينتقل إلى المقابلة»، وشرط واحد (الأولوية عالي)، وإجراءان: الإسناد إلى (عضو) وتحديد تاريخ الاستحقاق (بعد 3 أيام).
الملف: screenshots/ar/space-automations-editor.png
كيفية إدارة الأتمتة
تعرض قائمة الأتمتة كل أتمتة مع مُشغّلها وعدد إجراءاتها وعدد مرات تشغيلها.
- استخدم المفتاح لتشغيل الأتمتة أو إيقافها دون حذفها.
- اضغط زر التعديل لتغييرها.
- اضغط زر الحذف وأكّد لإزالتها. تتوقف عن العمل فورًا.
المساحات › افتح مساحة › إعدادات المساحة › الأتمتة
بطاقة الأتمتة بثلاث أتمتات، لكل منها وصفها وعدد إجراءاتها وشارة «عملت 12 مرة» ومفتاح التشغيل وزرا التعديل والحذف.
الملف: screenshots/ar/space-automations-list.png
أمثلة
- التوظيف: عند تغيّر الحالة إلى العرض الوظيفي، نبّه عضوًا محددًا من الموارد البشرية وأضف تعليق «جهّز خطاب العرض».
- طلبات العملاء: عند إنشاء عنصر، أسنده لمدير الحساب وحدد تاريخ الاستحقاق بعد يومين.
- المحتوى: عند تغيّر حقل المنصة، غيّر الحالة إلى «بحاجة لمراجعة».
ملاحظات وقيود
- يمكن أن تضم الأتمتة حتى 10 شروط وحتى 10 إجراءات.
- التغييرات التي تجريها أتمتة لا تشغّل أتمتة أخرى، لمنع الحلقات المتكررة.
- يظهر كل تغيير تجريه الأتمتة في التعليقات والنشاط الخاصة بالعنصر باسم الأتمتة «الاسم».
- تصل التنبيهات إلى جرس التنبيهات في Resool. ويختار كل شخص طريقة تنبيهه للمساحات من إعدادات التنبيهات.
الأسئلة الشائعة وحل المشكلات
الأتمتة لم تعمل.
ما يمكنك فعله:
- تأكد أن مفتاحها مفعّل في قائمة الأتمتة.
- راجع الشروط تحت بشرط؛ يجب أن يطابقها العنصر كلها.
- إذا كان التغيير قد أجرته أتمتة أخرى، فتذكّر أن الأتمتات لا تشغّل بعضها.
هل تعمل الأتمتة على العناصر الموجودة مسبقًا؟
تستجيب الأتمتة للتغييرات. تعمل عند إنشاء عنصر أو تغيّر حالته أو أحد حقوله بعد حفظ الأتمتة.
هل يمكن لأتمتة المساحة إرسال رسالة لعميل؟
لا. تعمل أتمتة المساحات على العناصر وتنبّه الزملاء. لمراسلة العملاء تلقائيًا، استخدم سير العمل.
أين أرى ما غيّرته الأتمتة؟
افتح العنصر. تعرض سلسلة التعليقات والنشاط كل تغيير والأتمتة التي أجرته.