ملاحظات الإغلاق والإغلاق التلقائي

تسجّل ملاحظات الإغلاق سبب انتهاء المحادثة وما حدث فيها. عندما يغلق الموظف محادثة في Resool يختار تصنيف المحادثة (مثل استفسار مبيعات أو مشكلة في الدفع)، ويمكنه كتابة ملخص قصير بنفسه أو بالذكاء الاصطناعي. ويعمل الإغلاق التلقائي إلى جانبها: يغلق المحادثات تلقائيًا إذا لم ترد جهة الاتصال خلال مدة محددة بعد آخر رسالة من فريقك، فيبقى صندوق الوارد مرتبًا دون ملاحقة المحادثات القديمة.

#قبل أن تبدأ

• لا يستطيع فتح هذه الإعدادات وتغييرها إلا المالك والمسؤول (أو دور مخصص يملك صلاحية إدارة إعدادات مساحة العمل).
• يتطلب اكتب بالذكاء الاصطناعي في ملاحظة الإغلاق خطة تتضمن الذكاء الاصطناعي (النمو Growth أو التوسع Scale).

كل الإعدادات في هذا المقال في صفحة واحدة: انتقل إلى الإعدادات › ملاحظات الإغلاق (تحت صندوق الوارد).

مكان لقطة الشاشة

الإعدادات › ملاحظات الإغلاق

صفحة ملاحظات الإغلاق وفيها بطاقة إغلاق المحادثات تلقائيًا (مفعّلة، الإغلاق بعد 24 ساعات)، وبطاقة إضافة متعاونين عبر الإشارة @، وبطاقة إضافة ملاحظات الإغلاق يدويًا (مفعّلة، وحقول ملاحظة الإغلاق مضبوطة على «التصنيف مطلوب، والملخص اختياري»)، وجدول تصنيف المحادثة بتصنيفات استفسار عام واستفسار مبيعات ومشكلة في الدفع وأخرى، ولكل منها وصف.

الملف: screenshots/ar/closing-notes-and-auto-close-page.png

#كيفية إعداد ملاحظات الإغلاق

1. فعّل إضافة ملاحظات الإغلاق يدويًا. عند تفعيله يستطيع الأعضاء إضافة تصنيف وملخص أو تعديلهما عند إغلاق المحادثة.
2. تحت حقول ملاحظة الإغلاق، اختر ما يجب ملؤه قبل إغلاق المحادثة:
   • التصنيف والملخص اختياريان
   • التصنيف مطلوب، والملخص اختياري
   • التصنيف والملخص مطلوبان
3. اضغط حفظ في الشريط أسفل الصفحة. يلغي تجاهل تغييراتك.

#إضافة تصنيفات المحادثات

توضّح التصنيفات سبب انتهاء المحادثات. إذا لم تكن لديك تصنيفات بعد، فاضغط استخدام التصنيفات المقترحة لتبدأ بـاستفسار عام واستفسار مبيعات ومشكلة في الدفع وأخرى.

1. اضغط إضافة تصنيف.
2. أدخل اسم التصنيف، مثل «استفسار مبيعات».
3. أضف الوصف (اختياري) ليساعد الأعضاء على اختيار التصنيف الصحيح، مثل «سأل العميل عن الأسعار أو الباقات أو الشراء».
4. اضغط إضافة، ثم حفظ.

لإدارة التصنيفات:

• اسحب التصنيف من مقبضه لتغيير الترتيب الذي يراه الأعضاء.
• استخدم قائمة إجراءات التصنيف لـتعديل وصفه أو حذف التصنيف.
• لا يمكن تغيير اسم التصنيف. لإعادة تسميته احذفه وأضف تصنيفًا جديدًا. تحتفظ ملاحظات الإغلاق السابقة بالاسم القديم.
• يمكن أن يكون لديك حتى 30 تصنيفًا، ويجب الإبقاء على تصنيف واحد على الأقل.

مكان لقطة الشاشة

الإعدادات › ملاحظات الإغلاق › إضافة تصنيف

نافذة «إضافة تصنيف» وفيها اسم التصنيف «طلب استرجاع» ووصف، وزرّا إلغاء وإضافة.

الملف: screenshots/ar/closing-notes-and-auto-close-category.png

#كيف يملأ الأعضاء ملاحظة الإغلاق

1. في المحادثة يضغط العضو إغلاق (أو Ctrl+Q).
2. في ملاحظات الإغلاق يختار تصنيف المحادثة ويكتب الملخص. ويكتب اكتب بالذكاء الاصطناعي مسودة الملخص من المحادثة.
3. يبقى زر إغلاق المحادثة رماديًا حتى تُملأ الحقول المطلوبة.

تظهر ملاحظة الإغلاق في التسلسل الزمني للمحادثة تحت اسم من أغلقها، وتُطوى الملخصات الطويلة مع خيار عرض المزيد. ويُرسل التصنيف والملخص أيضًا ضمن الويب هوك conversation.closed. راجع الويب هوك.

مكان لقطة الشاشة

صندوق الوارد › افتح محادثة › إغلاق

مربع ملاحظات الإغلاق وقائمة تصنيف المحادثة مفتوحة تعرض تصنيفات مساحة العمل، وملخص كتبه الذكاء الاصطناعي في حقل الملخص، وزر إغلاق المحادثة مفعّل.

الملف: screenshots/ar/closing-notes-and-auto-close-dialog.png

#كيفية تفعيل الإغلاق التلقائي

1. فعّل إغلاق المحادثات تلقائيًا.
2. تحت الإغلاق بعد، أدخل رقمًا واختر الوحدة: دقائق أو ساعات أو أيام. تتراوح المدة من 30 دقيقة إلى 14 يومًا، والقيمة الافتراضية 24 ساعة.

يُحفظ التغيير فورًا.

#كيف يعمل الإغلاق التلقائي

• يبدأ المؤقت عندما يرسل فريقك رسالة ولا ترد جهة الاتصال.
• رد جهة الاتصال يلغي المؤقت.
• أثناء تأجيل المحادثة ينتظر المؤقت حتى ينتهي التأجيل.
• عند انتهاء المدة تُغلق المحادثة، ويعرض التسلسل الزمني أُغلقت المحادثة تلقائيًا لعدم وصول رد. ولا تُطلب ملاحظة إغلاق.

#ملاحظات وقيود

• الإغلاق بـE أو بإجراء إغلاق السريع من القائمة أو بـإغلاق الجماعي لا يطلب ملاحظة إغلاق، حتى لو كانت مطلوبة.
• عند إيقاف إضافة ملاحظات الإغلاق يدويًا لا يُطلب تصنيف، ويظل بإمكان الأعضاء إضافة ملخص اختياري.
• يصل اسم التصنيف إلى 60 حرفًا، والوصف إلى 300، والملخص إلى 2,000.

#الأسئلة الشائعة وحل المشكلات

#لماذا زر «إغلاق المحادثة» رمادي؟

تطلب مساحة العمل تصنيفًا، أو تصنيفًا وملخصًا. املأهما وسيصبح الزر نشطًا.

#لماذا لا أجد هذه الإعدادات؟

لا يراها ولا يغيّرها إلا المالك والمسؤول، أو دور مخصص يملك صلاحية إدارة إعدادات مساحة العمل. تواصل مع أحدهم.

#هل يرسل الإغلاق التلقائي شيئًا إلى العميل؟

لا. يغيّر حالة المحادثة في Resool فقط. لإرسال رسالة وداع استخدم مسار عمل بمشغّل إغلاق محادثة. راجع مشغّلات مسارات العمل.

#لماذا أُغلقت محادثة أسرع مما توقعت؟

يحسب الإغلاق التلقائي المدة من آخر رسالة لفريقك، لا من آخر رسالة لجهة الاتصال. راجع قيمة الإغلاق بعد في هذه الصفحة.

#ما التالي؟

• حالة المحادثة والتأجيل والإغلاق
• AI Assist في صندوق الوارد
• مشغّلات مسارات العمل